開催ノウハウ

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開催者向けの開催ノウハウをまとめています。

元ページに記載されていた情報は全て移植しました。 -2012/5/19
以下継続編集事項。

開催準備などで得られたノウハウはここで共有しよう！後続の開催のために、参考になる情報の蓄積をお願いします。

これから開催を考えている人は、このページを参考にして下さい。

ここに無くて分からないことは高専カンファレンスML で先輩たちに聞いてみるのは良い方法です。解決できたら、ぜひこのページに方法を書いてみてください！その情報は後輩たちの助けになります。

高専カンファレンスの開催に、特別な資格は不要です。下記(必須)項目を守っていただければどなたでも開催できます。下記はだいたいの目安です。作業が前後しても問題ないものや開催方法によって当てはまらないものがありますので、適宜組み替えてください。

高専カンファレンスメーリングリストで開催希望を宣言必須
- Google Groups / kosenconf
- 決まっていること、決まっていないことを教えてください
- 近隣の開催があるようなら、お互い困らないように相談・調整*2
事前準備
1. 実行メンバー内部の作業
  1. 実行メンバーの組織化（実行委員長の決定、役員の確保*3、メンバーの増強、分担割り振りなど）必須
  2. 作業スペースを確保する（連絡手段やオンライン上でのファイル共有など）
  3. ロゴ、ポスターの作成 *4
  4. 名札作成（オプション）*5
2. 公開情報の準備
  1. 公式タグの取得必須
  2. 運営チームへの連絡先を準備 (現在は窓口メールアドレスを提供しておりません)
  3. Wiki へのページ作成・編集必須
  4. 貸出し可能な道具の貸出し依頼
  5. 発表者の募集・連絡：募集ツール、募集関連テンプレート
  6. 参加者の募集・連絡　↑
  7. タイムテーブルの作成
  8. 当日配布用パンフレットの作成
  9. アンケートの作成
  10. リマインダーメール送信、(発表者向け)

開催中止を決定した際には、次の方面へ中止の旨を通知する。

連絡の優先順位は、準備の進行状況、緊急度に応じて変更する。

準備や中止決定にあたり費用が発生し、かつ費用回収の見込みが無い場合、その補填方法は事務局またはメーリングリストに相談して協議する。

過去の他開催での余剰金を充当する。
1.で不足する場合、次回以降の開催での余剰金を充当する。
2.でも不足する場合は、高専カンファレンス実行委員会および該当開催実行委員会の協議により決定する。上記2.を担う開催は、予算規模が大きく、かつカンファ実行委員会と開催実行委員会(会則でいう「小委員会」)の重複が多い東京地区での開催が担うことにします。なので、2.のケースが発生した場合、直近の東京地区開催は、予算への反映が必要になります。