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開催ノウハウ

目次:

このページについて

開催者向けの開催ノウハウをまとめています。


元ページ に記載されていた情報は全て移植しました。 -2012/5/19
以下継続編集事項。

  • 出来るだけページを分け、ここからリンクするようにしたい。このページから各種ノウハウ、Tips、ガイドラインへ繋がるようにする

開催準備などで得られたノウハウはここで共有しよう!後続の開催のために、参考になる情報の蓄積をお願いします。

これから開催を考えている人は、このページを参考にして下さい。

ここに無くて分からないことは 高専カンファレンスML で先輩たちに聞いてみるのは良い方法です。 解決できたら、ぜひこのページに方法を書いてみてください!その情報は後輩たちの助けになります。

高専カンファレンスの開催方法

高専カンファレンスの開催に、特別な資格は不要です。下記(必須)項目を守っていただければどなたでも開催できます。 下記はだいたいの目安です。作業が前後しても問題ないものや開催方法によって当てはまらないものがありますので、適宜組み替えてください。

  1. 開催を企画、決定 必須
  • おおまかに決めておいた方が良いこと
    1. 日程、場所(会場確保)
    2. 開催方法*1
    3. 開催テーマ
    4. 実行メンバー
  1. 高専カンファレンス メーリングリストで開催希望を宣言 必須
    • Google Groups / kosenconf
    • 決まっていること、決まっていないことを教えてください
    • 近隣の開催があるようなら、お互い困らないように相談・調整*2
  2. 事前準備
    1. 実行メンバー内部の作業
      1. 実行メンバーの組織化(実行委員長の決定、役員の確保*3、メンバーの増強、分担割り振りなど) 必須
      2. 作業スペースを確保する(連絡手段やオンライン上でのファイル共有など)
      3. ロゴ、ポスターの作成*4
      4. 名札作成(オプション)*5
    2. 公開情報の準備
      1. 公式タグの取得 必須
      2. 運営チームへの連絡先を準備 (現在は窓口メールアドレスを提供しておりません)
      3. Wiki へのページ作成・編集 必須
      4. 貸出し可能な道具の貸出し依頼
      5. 発表者の募集・連絡:募集ツール募集関連テンプレート
      6. 参加者の募集・連絡 ↑
      7. タイムテーブルの作成
      8. 当日配布用パンフレットの作成
      9. アンケートの作成
      10. リマインダーメール送信(発表者向け)
  1. 前日準備
    1. 会場
    2. 配信
    3. 電源、無線LAN
  2. 当日開催
    1. 受付
    2. 司会
    3. 費用の徴収、管理
    4. 集合写真
    5. アンケートの実施
    6. 懇親会の実施
  3. 後片付け
    1. Wiki の更新(開催終了告知、当日資料・集合写真の掲載など) 必須
    2. 決算報告
    3. 貸与物の返却など
    4. プレスリリース(オプション)
  4. 遠足

各種ガイドライン

中止決定時の通知

開催中止を決定した際には、次の方面へ中止の旨を通知する。

  1. 該当開催実行委員会(たいていは準備ML)
  2. 会場提供者
  3. 共催組織(他組織との共催がある場合)
  4. 参加予定者
  5. kosenconf google group
  6. kosenconf wiki(このwiki)
  7. 報道関係(プレスリリースを出している場合)
  8. その他関係者、関係機関

連絡の優先順位は、準備の進行状況、緊急度に応じて変更する。

費用

準備や中止決定にあたり費用が発生し、かつ費用回収の見込みが無い場合、その補填方法は事務局またはメーリングリストに相談して協議する。

  1. 過去の他開催での余剰金を充当する。
  2. 1.で不足する場合、次回以降の開催での余剰金を充当する。
  3. 2.でも不足する場合は、高専カンファレンス実行委員会および該当開催実行委員会の協議により決定する。 上記2.を担う開催は、予算規模が大きく、かつカンファ実行委員会と開催実行委員会(会則でいう「小委員会」)の重複が多い東京地区での開催が担うことにします。なので、2.のケースが発生した場合、直近の東京地区開催は、予算への反映が必要になります。

参考資料

過去の高専カンファレンスで実施されたアンケートと結果

高専カンファレンスの作り方

http://www.slideshare.net/earth2001y/howtomakekosenconference-presentation

この資料古くなってきたので誰か新しいの作って!(igaiga)

過去の発表一覧

まとめてくれている方、ありがとう!


*1 様々な開催方法があります。勉強会・カンファレンス形式、アンカンファレンス形式、合宿形式などなど、テーマに合わせて決めましょう
*2 「立て続けにやるな」ではなくて、お互い困らないように調整できればOK。
*3 定款にありますが、高専カンファレンスの実行には実行メンバー(実行委員、小委員会などと言われます)に役員を含める必要があります。分からない場合はMLで聞いてみてください
*4 作ってくれる人がいれば。可能であれば事前に近隣の高専にて告知してもらう際に使用してもらう。実行委員のモチベーションUpにも有効。
*5 現在は当日各自が手書き作成するのが主流?当日みんなが使う名札を完成させて当日持ってくる。デザインしてくれる人を探す、印刷してくれる人を探す、名札入れ手配など。

添付ファイル: fileabout_kc090912.tar.gz 845件 [詳細] fileaboutKosenConf.txt.tgz 855件 [詳細] fileKosenKikou20081023.pptx.tgz 894件 [詳細] fileaboutKosenconf090912.pdf 1031件 [詳細]

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Last-modified: Fri, 10 Mar 2017 16:48:42 JST (161d)