開催ノウハウ

記事整理のため最新情報はhowtoにあります。まずはそちらをご覧ください。
howtoにも無い情報がこのページに存在する場合があります。大変お手数ですが（現状は）両方確認していただくようお願いします。
このページに記載されていた情報は全てhowtoに移植しました。 -2012/5/19

開催準備などで得られたノウハウをここで共有しよう！

開催の際の参考にしてください。

また、後続の開催のために、参考になる情報の蓄積をお願いします。

高専カンファレンスの開催方法

高専カンファレンスの開催に、特別な資格は不要です。書き手順を守っていただければどなたでも開催できます。

• kosenconf GoogleGroup ML で○月○日にやるよーと周知

その際、近隣の開催があるようなら相談、調整してください。（「立て続けにやるな」ではなくて、お互い困らないように調整できればOK。）

• Google Groups / kosenconf

• 特に問題が出なければこのwiki告知
• 時期がきたら公式タグ(通し番号＋名前)を取得

取得ルールはこちら参照

各開催の公式Wiki空テンプレート

• 各開催で必ず必要と思われる項目だけが記載された空のテンプレートです．
• 各開催ごとに味付けして適切に使ってください． 空テンプレート

高専カンファレンスについて

• about
  • 正式名称
  • 公式タグルール
  • 公開連絡先対応ルール

おおまかな準備スケジュール

(003東京時の実際のスケジュールより)

• 2ヶ月前
  • 　発表者募集開始
  • 　実行委員で働いてくれる人募集開始
  • 実行委員キックオフミーティング、打ち合わせ
• 1ヶ月半前
  • 参加者募集開始
  • プレスリリース
  • 発表者決定
• 1ヶ月前
  • 実行委員打ち合わせ
  • 発表タイムテーブル作成
• 当日
  • 開催

009Tokyo時のおおまかな実施スケジュール

009tokyoTimeline

主な準備項目

貸し出し可能な道具

• 名札入れ(首からさげるやつ)(ストラップ色 白x170+60(やや小),赤x40,ミラクルリナクスx100)
• 銅鑼
• プロッキー（水性ペン：裏移りしません）x10本
• マッキー（油性ペン：名札のようなツルツルした紙に書いてもにじみません）x10本
• 極細マッキー（油性ペン、カラーx25本）
• ボールペン(黒x10本、カラーx20本)
• (いがいがが管理してます。レンタルは igaiga あっと gmail.com 、またはtwitter:@igaiga555 までご連絡ください。)

各種ガイドライン

過去の開催の経験から、各開催共通でガイドライン化できる部分をまとめています。

• 個人情報収集のガイドライン
• 写真撮影のガイドライン?

オフィシャルな機関に説明する場合

• 高専機構への説明
  KosenKikou20081023.pptx.tgz
• 外部向け高専カンファレンス説明資料
  aboutKosenConf.txt.tgz
• 外部向け高専カンファレンス説明資料(2009.9.12)
  aboutKosenconf090912.pdf
  about_kc090912.tar.gz
• aboutのページにプレスリリース、webニュースがまとめてあります。

インシデント発生による中止時の対応

感染症の流行・自然災害など、重大な社会インシデントが発生してやむを得ず開催の中止を判断した場合は、次の手順をとります。

なお、新型インフルエンザ（インフルエンザA）および感染症に対する基本方針、開催判断基準についてはabout/新型インフルエンザ対策を参照。

中止決定時の通知

開催中止を決定したさいには、次の方面へ中止の旨を通知する。

1. 該当開催実行委員会（たいていは準備ML）
2. 会場提供者
3. 共催組織（他組織との共催がある場合）
4. 参加予定者
5. kosenconf google group
6. kosenconf wiki（このwiki）
7. 報道関係（プレスリリースを出している場合）
8. その他関係者、関係機関

連絡の優先順位は、準備の進行状況、緊急度に応じて変更する。

費用

準備や中止決定にあたり費用が発生し、かつ費用回収の見込みが無い場合、その補填方法は事務局またはメーリングリストに相談して協議する。

参考資料「高専カンファレンスの作り方」

↓この資料古くなってきたので誰か新しいの作って！(igaiga)

http://www.slideshare.net/earth2001y/howtomakekosenconference-presentation