記事整理のため最新情報は［howto］にあります。まずはそちらをご覧ください。
[howto] にも無い情報がこのページに存在する場合があります。大変お手数ですが（現状は）両方確認していただくようお願いします。

開催準備などで得られたノウハウをここで共有しよう！

開催の際の参考にしてください。

また、後続の開催のために、参考になる情報の蓄積をお願いします。

高専カンファレンスの開催方法

  • kosenconf GoogleGroup ML で○月○日にやるよーと周知

その際、近隣の開催があるようなら相談、調整してください。

（「立て続けにやるな」ではなくて、お互い困らないように調整できればOK。）

  • 特に問題が出なければこのwiki告知
  • 時期がきたら公式タグ(通し番号＋名前)を取得

取得ルールは以下参照

  • 開催までに kosenconf GoogleGroup ML などで連絡とって役員名簿に名前を記入してもらう

（定款で開催には1人以上の役員含むとしているので。

名簿記入に問題あれば、誰か役員に実行委員に入ってもらってください。）

各開催の公式Wiki空テンプレート

  • 各開催で必ず必要と思われる項目だけが記載された空のテンプレートです．
  • 各開催ごとに味付けして適切に使ってください． 空テンプレート

高専カンファレンスについて

  • about
    • 正式名称
    • 公式タグルール
    • 公開連絡先対応ルール

おおまかな準備スケジュール

(003東京時の実際のスケジュールより)

  • 2ヶ月前
    • 　発表者募集開始
    • 　実行委員で働いてくれる人募集開始
    • 実行委員キックオフミーティング、打ち合わせ
  • 1ヶ月半前
    • 参加者募集開始
    • プレスリリース
    • 発表者決定
  • 1ヶ月前
    • 実行委員打ち合わせ
    • 発表タイムテーブル作成
  • 当日
    • 開催

009Tokyo時のおおまかな実施スケジュール

009tokyoTimeline

主な準備項目

TODOミッション
発表者募集対応とタイムテーブル作成（オプション）発表者に当日会場で発表してもらう
参加者募集対応決まった人数の参加者を当日会場へ迷わず到着させる。
wiki編集高専カンファレンスをお知らせ(開催内容、日時、場所、発表者募集、参加者募集など)
連絡用メールアドレス作成（オプション）?mrknさんがドメイン管理してくれているので、作成依頼する。
会場会場確保
募集ツール（オプション）参加者募集ツールについて。
募集関連テンプレート（オプション）メール文言などのテンプレート
リマインダーメール送信方法（オプション）メール一斉送信の方法と注意点
受付当日みんなを会場へ受け入れる。参加者名簿を印刷していく。当日の受付係を探す。
司会（オプション）発表を進めて時間通り終わらせる。どちらかというとタイムキーパーとしての役割が重要。
名札作成（オプション）当日みんなが使う名札を完成させて当日持ってくる。デザインしてくれる人を探す、印刷してくれる人を探す、名札入れ手配など。
パンフレット（オプション）タイムテーブル・注意事項などをまとめて参加者に配布する。
ポスター（オプション）作ってくれる人いれば。どう使うかの方が重要か。作ると実行委員のテンションがあがるのがでかい。w
懇親会 (オプション)例：ビアバッシュ：みんなでおいしくピザを食べビールを飲む準備
無線LAN（オプション）当日みんなが無線LANを使えるようにする。
配信 (オプション)全世界へ発信する
アンケート (オプション)参加者の反応を見たり、これからの高専カンファレンスの方針を決めるときの材料にする
プレスリリース(オプション)プレスリリースを出してWebニュースなどへ宣伝する
集合写真(オプション)会場に集まった参加者で記念の一枚
遠足(オプション)遠方からの参加者と地元を歩こう。

貸し出し可能な道具

  • 名札入れ(首からさげるやつ)(ストラップ色 白x170+60(やや小),赤x40,ミラクルリナクスx100)
  • 銅鑼
  • プロッキー（水性ペン：裏移りしません）x10本
  • マッキー（油性ペン：名札のようなツルツルした紙に書いてもにじみません）x10本
  • 極細マッキー（油性ペン、カラーx25本）
  • ボールペン(黒x10本、カラーx20本)
  • (いがいがが管理してます。レンタルは igaiga あっと gmail.com 、またはtwitter:@igaiga555 までご連絡ください。)

各種ガイドライン

過去の開催の経験から、各開催共通でガイドライン化できる部分をまとめています。

オフィシャルな機関に説明する場合

インシデント発生による中止時の対応

感染症の流行・自然災害など、重大な社会インシデントが発生してやむを得ず開催の中止を判断した場合は、次の手順をとります。

なお、新型インフルエンザ（インフルエンザA）および感染症に対する基本方針、開催判断基準についてはabout/新型インフルエンザ対策を参照。

中止決定時の通知

開催中止を決定したさいには、次の方面へ中止の旨を通知する。

  1. 該当開催実行委員会（たいていは準備ML）
  2. 会場提供者
  3. 共催組織（他組織との共催がある場合）
  4. 参加予定者
  5. kosenconf google group
  6. kosenconf wiki（このwiki）
  7. 報道関係（プレスリリースを出している場合）
  8. その他関係者、関係機関

連絡の優先順位は、準備の進行状況、緊急度に応じて変更する。

費用

準備や中止決定にあたり費用が発生し、かつ費用回収の見込みが無い場合、その補填は次のとおりとする。

  1. 過去の他開催での余剰金を充当する。
  2. 1.で不足する場合、次回以降の開催での余剰金を充当する。
  3. 2.でも不足する場合は、高専カンファレンス実行委員会および該当開催実行委員会の協議により決定する。

上記2.を担う開催は、予算規模が大きく、かつカンファ実行委員会と開催実行委員会(会則でいう「小委員会」)の重複が多い東京地区での開催が担うことにします。なので、2.のケースが発生した場合、直近の東京地区開催は、予算への反映が必要になります。

参考資料「高専カンファレンスの作り方」

↓この資料古くなってきたので誰か新しいの作って！(igaiga)

http://www.slideshare.net/earth2001y/howtomakekosenconference-presentation
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