開催準備などで得られたノウハウをここで共有しよう！
開催の際の参考にしてください。
また、後続の開催のために、参考になる情報の蓄積をお願いします。
高専カンファレンスの開催方法
- kosenconf GoogleGroup ML で○月○日にやるよーと周知
その際、近隣の開催があるようなら相談、調整してください。
（「立て続けにやるな」ではなくて、お互い困らないように調整できればOK。）
- 特に問題が出なければこのwiki告知
- 時期がきたら公式タグ(通し番号＋名前)を取得
取得ルールは以下参照
- 開催までに kosenconf GoogleGroup ML などで連絡とって役員名簿に名前を記入してもらう
（定款で開催には1人以上の役員含むとしているので。
名簿記入に問題あれば、誰か役員に実行委員に入ってもらってください。）
参考資料「高専カンファレンスの作り方」
http://www.slideshare.net/earth2001y/howtomakekosenconference-presentation
高専カンファレンスについて
おおまかな予定
(東京第2回時の実際のスケジュールより)
- 2ヶ月前
- 発表者募集開始
- 実行委員で働いてくれる人募集開始
- 実行委員キックオフミーティング、打ち合わせ
- 1ヶ月半前
- 1ヶ月前
- 当日
009Tokyo時のおおまかな実施スケジュール
009tokyoTimeline
主なTODO
| TODO | ミッション |
| 発表者募集対応とタイムテーブル作成 | 発表者に当日会場で発表してもらう |
| 参加者募集対応 | 決まった人数の参加者を当日会場へ迷わず到着させる。 |
| wiki編集 | 高専カンファレンスをお知らせ(開催内容、日時、場所、発表者募集、参加者募集など) |
| 連絡用メールアドレス作成? | mrknさんがドメイン管理してくれているので、作成依頼する。 |
| 会場 | 会場確保 |
| 募集ツール | 参加者募集ツールについて。 |
| 募集関連テンプレート | メール文言などのテンプレート |
| 受付 | 当日みんなを会場へ受け入れる。参加者名簿を印刷していく。当日の受付係を探す。 |
| 司会 | 発表を進めて時間通り終わらせる。どちらかというとタイムキーパーとしての役割が重要。 |
| 名札作成 | 当日みんなが使う名札を完成させて当日持ってくる。デザインしてくれる人を探す、印刷してくれる人を探す、名札入れ手配など。 |
| ポスター（オプション） | 作ってくれる人いれば。どう使うかの方が重要か。作ると実行委員のテンションがあがるのがでかい。w |
| 懇親会 (オプション) | 例：ビアバッシュ：みんなでおいしくピザを食べビールを飲む準備 |
| 無線LAN（オプション） | 当日みんなが無線LANを使えるようにする。 |
| 配信 (オプション) | 全世界へ発信する |
| アンケート (オプション) | 参加者の反応を見たり、これからの高専カンファレンスの方針を決めるときの材料にする |
| プレスリリース(オプション) | プレスリリースを出してWebニュースなどへ宣伝する |
貸し出し可能な道具
- 名札入れ(首からさげるやつ)
- 銅鑼
- プロッキー（水性ペン）
- マッキー（油性ペン）
- (いがいがが管理してます。レンタルは igaiga あっと gmail.com 、またはtwitter:@igaiga555 までご連絡ください。)
オフィシャルな機関に説明する場合
- 高専機構への説明
- 外部向け高専カンファレンス説明資料
- 外部向け高専カンファレンス説明資料(2009.9.12)
- aboutのページにプレスリリース、webニュースがまとめてあります。
インシデント発生による中止時の対応
感染症の流行など、重大なインシデントが発生してやむを得ず開催の中止を判断した場合は、次の手順をとります。
なお、新型インフルエンザ（インフルエンザA）および感染症に対する基本方針、開催判断基準についてはabout/新型インフルエンザ対策を参照。
中止決定時の通知
開催中止を決定したさいには、次の方面へ中止の旨を通知する。
- 該当開催実行委員会（たいていは準備ML）
- 会場提供者
- 共催組織（他組織との共催がある場合）
- 参加予定者
- kosenconf google group
- kosenconf wiki（このwiki）
- 報道関係（プレスリリースを出している場合）
- その他関係者、関係機関
連絡の優先順位は、準備の進行状況、緊急度に応じて変更する。
費用
準備や中止決定にあたり費用が発生し、かつ費用回収の見込みが無い場合、その補填は次のとおりとする。
- 過去の他開催での余剰金を充当する。
- 1.で不足する場合、次回以降の開催での余剰金を充当する。
- 2.でも不足する場合は、高専カンファレンス実行委員会および該当開催実行委員会の協議により決定する。
上記2.を担う開催は、予算規模が大きく、かつファンファ実行委員会と開催実行委員会(会則でいう「小委員会」)の重複が多い東京地区での開催が担うことにします。なので、2.のケースが発生した場合、直近の東京地区開催は、予算への反映が必要になります。
