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現在は窓口メールアドレスを提供しておりません

開催ノウハウ-窓口メールアドレスの取得と利用

目次:

窓口メールアドレスってなに?

各開催ごとに用意して、参加者などからの問い合わせを受け付ける窓口となるメールアドレスです。例えば:

  • japan [at] kosenconf.jp ※ [at] は @ に読み換えてください。

「 kosenconf.jp 」 ドメインを使用したメールアドレスを用意することができます。 「 japan 」 の部分は各開催で変更しても良いですし、過去の開催のものを使いまわしても構いません。公式タグや開催地を利用する場合が多いです。

このメールアドレスは転送用に準備するもので、メールボックスはありません。このメールアドレス宛にメールが送信された場合の受信先となるメールアドレスを用意・設定する必要があります。その方法を以下に記載します。

転送先の準備

受信先(転送先)となるメールアドレスを用意します。

多くの場合は、実行委員内の連絡に使用するためのメーリングリスト(ML)を用意して、そこを転送先としています。MLを用意するには:

または、連絡を受け付けるためのメールアドレスを用意しましょう。
連絡管理担当のスタッフを用意しても良いかもしれません。ですが、なにかあったとき*1のために連絡管理を一人で担当するのはオススメはできません。

転送先メーリングリストを用意したら、窓口メールアドレスからそのメーリングリストへ投稿ができるように設定することを忘れないようにして下さい。
転送先メーリングリストに、窓口メールアドレスを(メンバーとして)追加しましょう。 この設定を忘れてしまうと窓口メールアドレスに送信されたメールが転送先へ届きません。

転送設定の依頼

「kosenconf.jp」ドメインは mrkn さんが管理していますので、 mrkn さんにメールアドレス発行の依頼をして下さい。

高専カンファレンスMLへこんな感じでメールしてください:

宛先:kosenconf@googlegroups.com

件名:高専カンファレンス xxx の窓口メールアドレス発行のお願い

本文:

mrknさんへ

こんにちは XXX です。

このたび高専カンファレンス xxx の幹事になりました。

件名にもあるとおり、高専カンファレンス xxx の窓口メールアドレスの発行をお願いします。

希望する公式メールアドレスは{kosenconf-000hoge @ kosenconf.jp}です。

転送先メールアドレスは{転送先のメールアドレス}です。

転送先メールアドレスには公式メールアドレスを登録済みです。

↑ これを一言書いてもらえると確認の手間が省けます

よろしくお願いします。


mrkn さんから設定のお知らせとメール転送の確認のお願いがありますので、確認してください。

窓口メールアドレス(公開連絡先)への問い合わせ対応ルール

mail [at] kosenconf.jp

  1. 自分に関係しそうだと思ったら対応
  2. 誰も拾わなそうな範囲だと思ったら対応できる人が対応
  3. それでも誰も対応しないようなら、おびなたさん
  4. 取り扱いに迷うメールに関しては 高専カンファレンスML で議論して決める

各開催の窓口メールアドレス

  1. (問い合わせ担当者を決めておく)
  2. 自分に関係しそうだと思ったら対応
  3. 誰も拾わなそうな範囲だと思ったら対応できる人が対応
  4. それでも誰も対応しないようなら、実行委員長
  5. 取り扱いに迷うメールに関しては 高専カンファレンスML で相談して構わない

*1 連絡・問い合わせが多すぎて一人では対応しきれない、連絡管理担当者が音信不通になってしまって問い合わせに対応できない、など

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Last-modified: Fri, 10 Mar 2017 16:51:33 JST (137d)