開催ノウハウ/発表

発表者募集対応

ポイント

• 配信する場合は、その許可をあらかじめとっておくこと
• 配信で視聴する人のために、前もって資料をあげてもらうのをお願いするといい
• 当日は早めにきてもらって接続確認してもらう

メールテンプレート

実際に使ったメールから事務連絡部分を抜粋。

発表申し込み者への返信テンプレート

高専カンファレンス実行委員の○○です。 
発表申し込みありがとうございます。
発表者希望者多数の場合は選考とさせていただきますのであらかじめご了承ください。
○日頃にご連絡致します。
以上、よろしくお願いします。

発表者への連絡メールその1

高専カンファレンス発表者のみなさま(BCCで送信しています)

高専カンファレンス実行委員の○○です。
高専カンファレンスへの発表申し込みありがとうございました。
ぜひ発表をお願いします。

こちらで発表者一覧を公開していますので、
ご自分の内容をご確認いただきますようお願いします。
誤りや変更がありましたら、お手数ですが修正をお願いします。
<URL>

また、当日は発表の説明と順番決めなどを行いますので、
時間に余裕を持ってご来場いただければと思います。
(開始時間は未定ですが、決まり次第wikiに掲載します。)
プロジェクタはこちらで用意しております。
発表用のPC/Macをお持ちください。
PC/Macを持ち込めない方は、USBメモリなどでデータをご持参いただくか、
あらかじめデータをメールなどで送信ください。
<mail address>
※メールボックスが大きな添付ファイルを受け付けない可能性もあるので、
大きなファイルはwikiへはりつけ、
または↓などのオンラインストレージサービスをご利用いただきますと助かります。
http://www.senduit.com/
質問などありましたら上記アドレスまでご連絡ください。

発表者へのメール（リマインダ）

高専カンファレンス発表者各位様
(BCCで送信しています。) 

高専カンファレンス実行委員の○○です。
このたびは発表を引き受けてくださりありがとうございます。

今日は発表に際していくつかお願いです。

■当日の時間
当日は開演30分前の○時頃お越しいただき、
プロジェクタへの接続確認などをお願いします。
また、LTの方はマシンへ資料を集める作業などをあわせて行います。#詳細後述

■資料
ustreamで視聴する方向けに、 
可能であれば前もって資料をUPをお願いします。
補助資料なので、必ずしも最新版でなくてもかまいません。
ネタバレ注意の場合は「事前に見ちゃダメ！絶対！」などと
コメントをいれていただければと思います。
こちらのタイムテーブルのページの各自の枠にお願いします。
当日、会場のネットワークからも接続できる予定です。
<URL>

また、LTに参加される方はPC/Macの交替をスムースにするために、
共用のPC/Macに資料を集めさせて頂きます。
自分の持ち込みマシンを使いたい場合は当日、その旨お伝えください。
また、みなさまのマシンを使わせて頂くこともあるかもしれませんが、
その際はご協力をお願いします。

■配信のお願い
発表内容は多くの方に届けるために、ustreamでネット配信致します。
また、のちほどニコニコ動画へもUPする予定です。
ustで空間の制約を外し、ニコ動で時間の制約を外します。
不都合のある方はご連絡ください。
ご協力のほど、よろしくお願い致します。