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TITLE:開催ノウハウ

* 開催ノウハウ [#g43cfa31]

目次：
#contents

** このページについて [#v05c0c60]

開催者向けの開催ノウハウをまとめています。

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[[元ページ:http://kosenconf.jp/?%E9%96%8B%E5%82%AC%E3%83%8E%E3%82%A6%E3%83%8F%E3%82%A6]] に記載されていた情報は全て移植しました。 -2012/5/19
&br;以下継続編集事項。
//公式タグについて、現在 about に書かれているが一般向けに公開する必要があるか？ノウハウ（ここ）に記述すればよいのでは？→一般も使用してTweetするため、一般向けページにある方が良いので残す。 2012/5/19
- 出来るだけページを分け、ここからリンクするようにしたい。このページから各種ノウハウ、Tips、ガイドラインへ繋がるようにする
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開催準備などで得られたノウハウはここで共有しよう！後続の開催のために、参考になる情報の蓄積をお願いします。

これから開催を考えている人は、このページを参考にして下さい。

ここに無くて分からないことは [[高専カンファレンスML:https://groups.google.com/forum/?hl=ja#!forum/kosenconf]] で先輩たちに聞いてみるのは良い方法です。
解決できたら、ぜひこのページに方法を書いてみてください！その情報は後輩たちの助けになります。

** 高専カンファレンスの開催方法 [#s2e23105]
高専カンファレンスの開催に、特別な資格は不要です。下記(&color(Red){必須};)項目を守っていただければどなたでも開催できます。
下記はだいたいの目安です。作業が前後しても問題ないものや開催方法によって当てはまらないものがありますので、適宜組み替えてください。

+ 開催を企画、決定 &color(red){必須};
-- このページ(特に[[各種ガイドライン>#l720852d]])と[[高専カンファについて>about]]と[[定款>about#e42e2903]]を読んでおくこと
-- [[おおまかな開催の全体スケジュール>howto/schedule]]

-- おおまかに決めておいた方が良いこと
+++ 日程、場所(会場確保)
+++ 開催方法((様々な開催方法があります。勉強会・カンファレンス形式、アンカンファレンス形式、合宿形式などなど、テーマに合わせて決めましょう))
+++ 開催テーマ
+++ 実行メンバー
+ [[高専カンファレンス メーリングリスト:https://groups.google.com/forum/?hl=ja#!forum/kosenconf]]で開催希望を宣言 &color(red){必須};
-- Google Groups / [[kosenconf>http://groups.google.co.jp/group/kosenconf/]]
-- 決まっていること、決まっていないことを教えてください
-- 近隣の開催があるようなら、お互い困らないように相談・調整((「立て続けにやるな」ではなくて、お互い困らないように調整できればOK。))
+ 事前準備
++ 実行メンバー内部の作業
+++ 実行メンバーの組織化（実行委員長の決定、役員の確保((定款にありますが、高専カンファレンスの実行には実行メンバー（実行委員、小委員会などと言われます）に役員を含める必要があります。分からない場合はMLで聞いてみてください))、メンバーの増強、分担割り振りなど） &color(red){必須};
+++ 作業スペースを確保する（連絡手段やオンライン上でのファイル共有など）
+++ [[ロゴ、ポスターの作成>開催ノウハウ/名札とポスター]]((作ってくれる人がいれば。可能であれば事前に近隣の高専にて告知してもらう際に使用してもらう。実行委員のモチベーションUpにも有効。))
+++ [[名札作成（オプション）>開催ノウハウ/名札とポスター]]((現在は当日各自が手書き作成するのが主流？当日みんなが使う名札を完成させて当日持ってくる。デザインしてくれる人を探す、印刷してくれる人を探す、名札入れ手配など。))
++ 公開情報の準備
+++ [[公式タグの取得>howto/get_tag]] &color(red){必須};
+++ 運営チームへの連絡先を準備 (現在は窓口メールアドレスを提供しておりません)
+++ [[Wiki へのページ作成・編集>howto/edit_wikipage]] &color(red){必須};
+++ [[貸出し可能な道具の貸出し依頼>howto/rental_goods]]
+++ 発表者の募集・連絡：[[募集ツール>開催ノウハウ/募集ツール]]、[[募集関連テンプレート>開催ノウハウ/募集関連テンプレート]]
//募集ツールがテンプレート内にあるため、重複している。
+++ 参加者の募集・連絡　↑
+++ タイムテーブルの作成
+++ [[当日配布用パンフレットの作成>開催ノウハウ/パンフレット]]
+++ アンケートの作成
+++ [[リマインダーメール送信>開催ノウハウ/リマインダーメール送信方法]]、[[(発表者向け)>開催ノウハウ/発表]]

+ 前日準備
++ 会場
++[[配信>開催ノウハウ/配信]]
++電源、[[無線LAN>開催ノウハウ/無線LAN]](必要であれば)
+ 当日開催
++ [[受付>開催ノウハウ/受付]]
//[[受付>howto/reception]]に移植しようとした形跡有り 2012/5/19
++ [[司会>開催ノウハウ/司会]]
//[[司会>howto/moderater]]に移植しようとした形跡有り 2012/5/19
++ 費用の徴収、管理
++ [[集合写真>開催ノウハウ/集合写真]]
++ [[アンケートの実施>開催ノウハウ/アンケート]]
++ [[懇親会の実施>開催ノウハウ/懇親会]]
+ 後片付け
++ [[Wiki の更新>howto/edit_wikipage]]（開催終了告知、当日資料・集合写真の掲載など） &color(red){必須};
++ 決算報告
++ 貸与物の返却など
++ [[プレスリリース(オプション)>開催ノウハウ/PressRelease]]
+[[遠足>開催ノウハウ/遠足]]

** 各種ガイドライン [#l720852d]
- [[写真撮影のガイドライン]]
- [[個人情報収集のガイドライン]]
- オフィシャルな機関に説明する場合
--高専機構への説明
#ref(KosenKikou20081023.pptx.tgz)
--外部向け高専カンファレンス説明資料
#ref(aboutKosenConf.txt.tgz)
--外部向け高専カンファレンス説明資料(2009.9.12)
#ref(aboutKosenconf090912.pdf)
#ref(about_kc090912.tar.gz)
--[[about]]のページにプレスリリース、webニュースがまとめてあります。
- [[社会的重大な事象時の対応>howto/social_accident]]

** 中止決定時の通知 [#j6db7885]
開催中止を決定した際には、次の方面へ中止の旨を通知する。
+該当開催実行委員会（たいていは準備ML）
+会場提供者
+共催組織（他組織との共催がある場合）
+参加予定者
+kosenconf google group
+kosenconf wiki（このwiki）
+報道関係（プレスリリースを出している場合）
+その他関係者、関係機関

連絡の優先順位は、準備の進行状況、緊急度に応じて変更する。

**費用 [#f3376e51]
準備や中止決定にあたり費用が発生し、かつ費用回収の見込みが無い場合、その補填方法は[[事務局>office]]またはメーリングリストに相談して協議する。
+ 過去の他開催での余剰金を充当する。
+ 1.で不足する場合、次回以降の開催での余剰金を充当する。
+ 2.でも不足する場合は、高専カンファレンス実行委員会および該当開催実行委員会の協議により決定する。
上記2.を担う開催は、予算規模が大きく、かつカンファ実行委員会と開催実行委員会(会則でいう「小委員会」)の重複が多い東京地区での開催が担うことにします。なので、2.のケースが発生した場合、直近の東京地区開催は、予算への反映が必要になります。

** 参考資料 [#t84728e4]

*** 過去の高専カンファレンスで実施されたアンケートと結果 [#b400a5c4]

- [[014tokyo 参加者アンケート結果:http://www.slideshare.net/junesato/2010inthe-result-of-kosen-conferences-enquete]]
- [[2008tokyo 事後アンケート>2008WinterTokyo#seb2880d]]
-- [[第2回に向けての自由帳]]

*** 高専カンファレンスの作り方 [#r72791df]
// #slideshare(829232,key-1228755751644271-9);
http://www.slideshare.net/earth2001y/howtomakekosenconference-presentation

この資料古くなってきたので誰か新しいの作って！(igaiga)

*** 過去の発表一覧 [#t3eb1646]
まとめてくれている方、ありがとう！
- [[過去の発表一覧]]

*** 備品リスト [#e1419f38]

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Q3-cKMOYtfa_Q_b0YOWtvkw1sC6fGDY3YzkoG6Xsu8o/edit#gid=915140261

代々引き継がれている備品のリストです。
ここに載っているものは、高専カンファレンスにおいて使用することができます。
所在は前のカンファレンス実行委員の方に確認しましょう。

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