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TITLE:社会的に重大な事象への対応

*社会的に重大な事象時発生による中止時の対応 [#t37fbde5]

感染症の流行・自然災害など、社会的重大な事象が発生してやむを得ず開催の中止を判断した場合は、次の手順をとります。

なお、新型インフルエンザ(インフルエンザA)および感染症に対する基本方針、開催判断基準については[[about/新型インフルエンザ対策]]を参照。

** 中止決定時の通知 [#j6db7885]
開催中止を決定したさいには、次の方面へ中止の旨を通知する。
+該当開催実行委員会(たいていは準備ML)
+会場提供者
+共催組織(他組織との共催がある場合)
+参加予定者
+kosenconf google group
+kosenconf wiki(このwiki)
+報道関係(プレスリリースを出している場合)
+その他関係者、関係機関
** [[中止決定時の通知>howto#j6db7885]] [#ncba025c]
** [[中止時に費用が発生した場合の対応>howto#f3376e51]] [#nbb539fd]

連絡の優先順位は、準備の進行状況、緊急度に応じて変更する。

**費用 [#f3376e51]
準備や中止決定にあたり費用が発生し、かつ費用回収の見込みが無い場合、その補填は次のとおりとする。
+ 過去の他開催での余剰金を充当する。
+ 1.で不足する場合、次回以降の開催での余剰金を充当する。
+ 2.でも不足する場合は、高専カンファレンス実行委員会および該当開催実行委員会の協議により決定する。

上記2.を担う開催は、予算規模が大きく、かつカンファ実行委員会と開催実行委員会(会則でいう「小委員会」)の重複が多い東京地区での開催が担うことにします。なので、2.のケースが発生した場合、直近の東京地区開催は、予算への反映が必要になります。


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